Регулирование сроков хранения документов в России в 2020 году
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно:
- в Налоговом кодексе;
- Перечне типовых управленческих архивных документов (перечне Росархива);
- Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Новые сроки хранения документов в 2020 году
С 18 февраля 2020 года изменился срок хранения типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
| Вид документации | Новый срок хранения с 18.02.2020г. | До 18.02.2020г. |
| Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов | 6 лет | 5 лет |
| Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 6 лет | 5 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года |
| Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС | 5 лет | 75 лет |
| График отпусков | 3 года | 1 год |
| Образцы подписи материально ответственного лица |
5 лет Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении |
Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет |
Новые сроки хранения налоговой, бухгалтерской и кадровой документации
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения | Номер статьи на перечень Росархива |
| Бухгалтерские |
Первичные документы:
|
5 лет, после завершения отчетного года |
стр. 277
|
|
Регистры бухгалтерского учета:
|
5 лет, при условии проведения проверки | стр. 276 | |
|
Документы учетной политики :
|
5 лет, после замены новыми | стр. 267 | |
|
Бухгалтерская отчетность:
|
|
стр. 268 и стр. 269 | |
|
Отчеты о финансово-хозяйственной деятельности организации:
|
|
стр. 272 | |
| Аудиторские заключения |
5 лет, при условии проведения проверки (ревизии) для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно
|
стр. 286 | |
| Кадровые | Положения об оплате труда и премировании работников | постоянно | стр. 294 |
|
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи:
|
5 лет | стр. 298 | |
|
Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы |
5 лет, после исполнения | стр. 299 | |
|
Документы о получение заработной платы и других выплат:
|
6 лет, при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет | стр. 295 | |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет | стр. 301 | |
| Налоговые | Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | стр. 305 |
|
Расчеты по страховым взносам:
|
50/75 лет | стр. 308 | |
| Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов |
5 лет, Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно - 75 лет |
стр. 310 | |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | 5 лет | стр. 319 |
Это далеко не весь перечень форм и бланков, которые обязана хранить организация.
С какой даты считать срок хранения
Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором их составили или приняли к учету. Однако из этого правила есть два исключения.
Первое – это регистры, которые необходимы для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяют с даты последней записи в них.
Второе – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считают с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете.
Как хранить электронные документы?
Первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации и расчеты можно составлять в электронном виде. А раз так, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Не забываем об ответственности и о штрафах за отсутствие документов
Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности. Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):
10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.
30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.
Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены нормы административной ответственности в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН. Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Источники: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236; Налоговый кодекс РФ.
