г. Курск, ул. Союзная 57А,
офис 56
Режим работы:
с 9.00 - 18.00 с Пн - Пт
settings_phone Обратный звонок

Новые сроки хранения документов в 2020 году

05.04.2020 Категория: Изменения в законодательстве Просмотров: 82 Комментариев: 0

Регулирование сроков хранения документов в России в 2020 году

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно: 

  • в Налоговом кодексе;
  • Перечне типовых управленческих архивных документов (перечне Росархива);
  • Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Новые сроки хранения документов в 2020 году

С 18 февраля 2020 года изменился срок хранения типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Вид документации Новый срок хранения с 18.02.2020г. До 18.02.2020г. 
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов  6 лет  5 лет 
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней  6 лет  5 лет
Счета-фактуры  5 лет  4 года
Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС  5 лет  75 лет
График отпусков  3 года  1 год
Образцы подписи материально ответственного лица

 5 лет

 Срок хранения исчисляется  с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет

Новые сроки хранения налоговой, бухгалтерской и кадровой документации

Категория документации    Вид документов Срок хранения Номер статьи на перечень Росархива
 Бухгалтерские  

 Первичные документы:

  • кассовые ордера;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • деловая переписка;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • табеля;
  • банковские документы;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.

 5 лет, после завершения отчетного года

 стр. 277

 

 Регистры бухгалтерского учета:

  • главная книга;
  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки.
 5 лет, при условии проведения проверки  стр. 276

Документы учетной политики :

  • стандарты бухгалтерского учета;
  • рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • формы первичных учетных документов;
  • регистров бухгалтерского учета.
 5 лет, после замены новыми  стр. 267

 Бухгалтерская  отчетность:

  • годовая;
  • промежуточная.

 

  •  постоянно
  •  5 лет
 стр. 268 и стр. 269

 Отчеты о финансово-хозяйственной деятельности организации:

  • сводные, годовые;
  • квартальные;
  • месячные.

 

 

  • постоянно
  • 5 лет
  • 1 год
 стр. 272
 Аудиторские заключения

 5 лет, при условии проведения проверки (ревизии)

для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно

 

 стр. 286
 Кадровые Положения об оплате труда и премировании работников  постоянно  стр. 294

Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи:

  • копии отчетов,
  • заявления,
  • списки работников,
  • справки,
  • выписки из протоколов,
  • заключения,
  • переписка
 5 лет  стр. 298

 Исполнительные листы по удержаниям из заработной платы

 5 лет, после исполнения  стр. 299

 Документы о получение заработной платы и других выплат: 

  •  сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним,
  • расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат
 6 лет, при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет  стр. 295
 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг  50/75 лет  стр. 301
Налоговые   Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом  5 лет  стр. 305

 Расчеты по страховым взносам:

  • годовые
  • квартальные
 50/75 лет  стр. 308
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

 5 лет, 

Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно - 75  лет

 стр. 310
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения  5 лет  стр. 319

 

Это далеко не весь перечень форм и бланков, которые обязана хранить организация. 

С какой даты считать срок хранения

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором их составили или приняли к учету. Однако из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, которые необходимы для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяют с даты последней записи в них.

Второе – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считают с момента, когда перестали начислять амортизацию в налоговом учете.

Как хранить электронные документы?

Первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации и расчеты можно составлять в электронном виде. А раз так, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Не забываем об ответственности и о штрафах за отсутствие документов

Если компания не будет соблюдать установленные требования в части сроков хранения бумаг, то контролеры вправе применить нормы налоговой ответственности. Так, фирму ждут следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):

10 000 рублей — если налогоплательщик не представит документы налогового и бухгалтерского учета за один налоговый период.

30 000 рублей — если у налогоплательщика нет бухгалтерских и налоговых документов за несколько налоговых периодов.

Если отсутствие налоговых и бухгалтерских бумаг привело к занижению налогооблагаемой базы, то ФНС выставит штраф в сумме 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 000 рублей. В соответствии со статьей 15.11 санкции предусмотрены нормы административной ответственности в отношении должностных лиц. Сумма наказания варьируется от 2 000 до 3 000 рублей.

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН. Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). 

Источники: приказ Росархива от 20.12.2019 № 236; Налоговый кодекс РФ.



Комментарии (0)
avatar